Бизнесийн процесс

Бизнес эрхлэнэ гэдэг нь процессоо мэдэх тухайд юм …

Бизнес процессийн ач холбогдлын талаар ярихаар онолын давуу талуудыг нь ихэвчлэн дурьддаг. Жишээлбэл, бизнесийн процессийг нэвтрүүлвэл хөдөлмөрийн бүтээмж сайжирна, ажилчдын ажилдаа дадах нь түргэн болно, үүний улмаас шинээр шинэ ажилчдыг сургахад хялбар болно, ажил үүргийн гүйцэтгэлийг загварчилалд оруулснаар ажлыг хэрхэн гүйцэтгэж буй хэв маяг нь тодорхой болох тул гүйцэтгэл нь хэмжигдэхүйц болж, улмаар үнэлгээ хийхэд хялбар болно гээд маш олон зүйлийг дурьдаж болох байх.

Харин эдгээр бүгдээс хамгийн гол давуу тал нь өрсөлдөх чадвартай уялдаж илэрдэг. Процессийн дагуу ажилладаг компани нь мэдээж гүйцэтгэлээр хавь илүү байгаад зогсохгүй хамгийн гол нь өрсөлдөгчдийн хувьд ийм аж ахуйг дууриахад хэцүү болдог. Учир нь процессийг нэвтрүүлэх нь амаргүй байдаг тул өрсөлдөгчид нь тэр болгон процессийг нэвтрүүлж чадахгүй юм.

Удаах чухал давуу тал нь гүйцэтгэлийг хэмжигдэхүйц болгодог байна. Компанийн үйл ажиллагааг логиктой дэс дараалалд оруулж, процесстой болгосноор ажлын дамжлага тус бүр дээр зарцуулж буй цагийг хэмжих бололцоотой болдог тул эдгээр нь эргээд гүйцэтгэлийн үнэлгээ хийх бололцоотой болгож өгдөг. Тухайлбал, Австраличууд жил болгон хонины ноос хяргах уралдаан зүгээр нэг зохион явуулдаггүй нь тодорхой. Уг уралдаан нь энэ ажилбарыг хэн хамгийн чадварлаг болон хамгийн богино хугацаанд хийж буйг шалгаруулах явдал байдаг. Австраличуудын ярьснаар бол өдөрт 200-аас 250 хяргах бол энгийн норм. Энэ нь бараг 2 минут хүрэхгүй хугацаанд нэг хонь хяргана гэсэн үг юм. Ийм үр дүн гаргахын тулд өндөр зохион байгуулалттай байж, горимын дагуу ажиллах хэрэгтэй болно. Горимгүй бол мэдээж ийм үр дүн гаргах боломжгүй юм.

Америкийн нэрт зохиолч ба сурган хүмүүжүүлэгч Питер Драккэр нь “Хэрэв хэмжиж чадахгүй л юм бол удирдаж чадахгүй нь тодорхой” гэж хэлсэн байдаг. Харин хэмжиж чаддаг болно гэдэг нь үндсэндээ гүйцэтгэлийн үнэлгээ хийж чаддаг болно, цаашлаад бодитойгоор удирддаг болно гэсэн үг юм.

“Хэрэв хэмжиж чадахгүй л юм бол удирдаж чадахгүй нь тодорхой”

Энэ утгаар бол бизнес эрхэлж буй хүн процессоо мэдэхгүй байж хэрхэвч болохгүй юм. Процессийг мэдэхгүйгээр бизнес эрхэлнэ гэдэг нь монголоор бол эд мэдэхгүй хүн эдийн нэр гутаана гэсэн үгтэй л бараг л адил болох байх.

Жишээлбэл хийх хоолныхоо жорыг мэдэхгүй, жороо мэдсэн ч хийх дэс дарааллаа мэдэхгүй хүнийг лав тогооч гэж хэлэхгүйтэй адил эрхэлж буй бизнесийнхээ процессийг нарийн мэдэхгүй хүнийг бас бизнесмен хүн гэж хэлэхэд хэцүү юм.

Ингээд бодохоор мэргэжлийн түвшинд ажиллана гэдэг чинь үндсэндээ процессоо мэдэж түүнийхээ дагуу ажиллахыг л хэлж байгаа юм.

Энэ бүх тайлбараас үзвэл процесс чухал болох нь тодорхой харагдаж байна. Тэгвэл процессийг яаж хийх вэ гэсэн асуулт мэдээж гарна. Тайлбарлахад амархан ч хийхэд хэцүү ажил гэж байдаг бол тэдгээрийн нэг нь бизнес процессийг загварчлах ажил гарцаагүй мөн юм. Гол бэрхшээл нь ажлын горимыг зөв тогтоох явдал байдаг. Загварчлалын хамгийн эхний алхам бол ажлын урсгалыг (workflow) байгаагаар нь тогтоох явдал юм. Хэрэв ажлын урсгалын зураглал зөв гарвал бусдыг нь тодорхойлоход харьцангүй хялбар байна.

Зураг №1: Цементийн үйлдвэрийн үйлдвэрлэлийн ажлын урсгал

Жишээ: Цементийн үйлдвэрлэлийн ажлын урсгал

Дээр тодорхойлсон ажлын урсгалын дагуу бий болох ажлын байр ба орон тоо

Ажлын урсгалыг тодорхойлох нь маш олон давуу талтай. Зөвхөн бизнес процессийн суурийг бий болгохтой холбоотой бус цаашид ч хэмнэлттэй үйлдвэрлэлд (lean production) шилжихэд чухал үүрэгтэй болдог. Ажлын урсгалын ач холбогдлыг анх олж тогтоож, үйлдвэрт нэвтрүүлж чадсан хүн бол Хэнри Форд гэдэг. Тэрбээр 1913 онд ажлын урсгалыг тодорхойлж, түүнийг үйлдвэрт хөдөлгөөнт угсрах шугам хэлбэрээр нэвтрүүлж, үүний үр дүнд үйлдвэрлэлийн зардлыг 90 хувиар буруулж чадсан гэдэг.

Бэрхшээлүүд

Фордын үйлдвэр 1913 он

Эцэст нь хэлэхэд бизнес процессийг нэвртүүлэхэд олон бэрхшээлүүдтэй тулгардаг болохыг хэлэхгүй байж болохгүй. Тэдгээрийн дундаас хамгий амаргүй нь ажилчдын эсэргүүцэл. Процессийн дагуу ажиллахыг шаардахаар цалин нэмэхгүй байж ажлын ачаалал нэмлээ гэж тэд үздэг.

Эсэргүүцлийг даван туулсан ч шинэ ажиллах хэв маяг нь хэвшмэл болтол бэрхшээлүүд дуусахгүй хэвээр байсаар л байна. Процессийг нэвтрүүлнэ гэдэг нь хүн шинэ зүйлд суралцах хэрэгтэй болно. Харин шинэ зүйлд суралцана гэдэг нь нэг талаас маш их цаг авах бол нөгөө талаас суралцах нь өөрөө удаан явц байдаг. Учир нь хүний танин мэдэхүй маш удаанаар ахидагтай холбоотой. Ийм учраас шинэчлэл хийнэ гэдэг маш зовлонтой, удаан хугацаанд үргэлжилсэн явц болж хувирдаг.

Гуравдах бэрхшээл нь шинэчлэлийг хийх аргачлалтай холбоотой. Менежерүүдийн түгээмэл алдаа бол шинэчлэлийн хөтөлбөр гаргаж ажиллах явдал байдаг. Мэдээж ихэнх тохиолдолд ийм хөтөлбөрүүд үр дүнгээ өгдөггүй. Учир нь шинэчлэл өөрчлөлт нь өөрөө тууштай тогтмол ажиллагаа шаарддаг байна.