Бизнесийн процесс

Бизнес процессийн талаар эргэцүүлэх нь

Удирдах албан тушаалд ажиллаж байгаа ямар ч хүнд

  • Зардлыг хэрхэн бууруулах вэ?
  • Орон тооны цомхотголыг яаж оновчтой болон үндэслэлтэй хийх вэ?
  • Бүтэц зохион байгуулалтыг хэрхэн хийх вэ?
  • Хөдөлмөрийн бүтээмжийг хэрхэн сайжруулах вэ?
  • Ажилчдын ур чадварыг хэрхэн хөгжүүлэх вэ? гэсэн асуултууд өдөр тутмын ажилд цөөнгүй тохиолддог.

Ийм асуудлуудыг шийдвэрлэхдээ мэргэжлийн үүднээс л хандахгүй юм бол ухаалаг бус шийдвэр гарах магадлал ямагт байж байдаг. Гэтэл мэргэжлийн үүднээс хандана гэдэг нь юуг хэлж байгаа юм? Жишээлбэл, Парето дурмээр бол ямар ч байгууллагад ажилчдын 20 хувь нь байгууллагын ажлыг нугалж байдаг бол 80 хувь нь нөгөө ажил нугалдаг 20 хувийнхаа ард нь сууж байдаг гэдэг. Ингээд цомхотголоор ажил хийдэггүй 80 хувь бус харин 20 хувьд хамрагдах сайн ажилчид халагдах явдал цөөнгүй гардаг. Аль эсвэл шинээр томилогдсон захирал өөрийн эрх мэдлийг ажилчдад харуулж баталгаажуулахын тулд сайн ажилчдыг халах явдал л ч бас цөөнгүй гардаг.

Харин сайн ажилчид халагдана гэдэг нь нэг талаас оруулсан хөрөнгө оруулалт үр дүнгүй болох төдийгүй алсуураа тухайн байгууллагад нэмэлт зардал учруулах шалтгааныг үүсгэдэг. Урьд өмнө богино хугацаанд ажлыг түргэн хийж гүйцэтгэж болоод байсан шинэ ажилчид илүү удаан хийдэг болсноор бутээмж буурч, зардал нэмэгддэг гээд олон сөрөг үр дагавар гардаг. 

Иймэрхүү асуултуудын талаар мэргэжлийн үүднээс хандаж, үндэслэлтэй шийдвэр гаргаж байхын тулд байгууллага нь систем болсон байх учиртай. Тэгсэн цагт л гарах шийдвэр нь илүү оновчтой байх магадлалтай болдог байна. Харин байгууллагыг систем болгоно гэвэл мэдээж бизнесийн процесс гэдэг сэдвийг хөндөхгүйгээр боломжгүй юм. Энэ байдлаас асуудлуудыг авч үзэх юм бол дээр дурьдсан асуудлуудын шийдвэр нь ямар нэгэн байдлаар бизнесийн процесстой холбоотой болж ирэх нь тодорхой.

Бизнесийн процесс ба түүний ангилал

Бизнесийн процесс (Process) гэж юу вэ? гэвэл товчхондоо бол байгууллагын зорилгыг биелүүлэхэд чиглэгдсэн багц үйл ажиллагаа гэж хэлж болох юм. Бизнесийн байгууллагын зорилго бол ямар нэгэн бүтээгдэхүүн эсвэл үйлчилгээг ашигтай байдлаар үйлдвэрлэх явдал юм.

Харин энэ үйлчилгээ үзүүлэх эсвэл бүтээгдэхүүнийг үйлдвэрлэхийн тулд ажилчид нь нэг хэсэг ажил, ажилбарыг хийж гүйцэтгэх хэрэгтэй болно. Дээрх зураг дээр харуулсан сүүний фермийн хувьд багц ажил ажилбар нь дараахаар байж болох юм. Үүнд:

  • Сүүний үйлдвэрлэл
  • Үржлийн ажил
  • Мал арчилгаа
  • Тээвэрлэлт
  • Тэжээл болон бусад түүхий эдийн худалдан авалт гэх мэт.

 

Бизнесийн зоригыг хэрэгжүүлэхэд чиглэгдсэн ажил ажилбаруудын жишээ

Энэ бүгд ажил, ажилбарууд нь бүтээгдэхүүнийг үйлдвэрлэж, зах зээл дээр нийлүүлэх гэсэн эцсийн зорилтыг биелүүлэхэд чиглэгдсэн байна. Товчхондоо бол эдгээр ажил, ажилбарууд нь хоорондоо уялдаа холбоотой байж тэдгээрийг хийж гүйцэтгэснээр бүтээгдэхүүн буюу баялагийг бүтээж байгаа юм.

Дээр дурьдсан тайлбарын дагуу тодорхойлох юм бол бизнес процесс гэдэг нь тухайн байгууллага үйл ажиллагаагаа хэрхэн зохион явуулж хэв маяг, байгууллагад тогтсон хэв журам, ажил, ажилбар хийж гүйцэтгэх загвар, аргачлалыг л хэлнэ.

Бизнес процесс нь дотроо үндсэн гурван ангилалд хуваагддаг. Үүнд:

  • Үйл ажиллагааны болон үйлдвэрлэлийн процесс
  • Туслах процесс
  • Удирдлагын процесс

    Удирдлагын процессийн жишээ: Ажилтанг сонгон шалгаруулах процесс

Процессийн зориулалт ба үүрэг

Бизнес процессийг тодорхойлохдоо хийхвэл зохих үүрэг даалгаварууд (буюу функц) болон эдгээр үүрэг даалгаварыг хийхэд чиглэгдсэн багц ажил, ажилбарууд болон тэдгээрийг хийж гүйцэтгэхэд шаардлагатай дамжлагуудыг бас хэлж байгаа юм. Эдгээр дамжлагуудыг тодорхойлсноор хийж гүйцэтгэвэл зохих ажлыг оновчтой зохион байгуулах, хянах бололцоог давхар бүрдүүлэх зориулалттай гэж хэлж болох юм.  Энэ утгаар бол бизнес процесс нь хийвэл зохих ажил, ажлуудыг

  • Хурдан
  • Хямд
  • Илүү сайн гүйцэтгэх нөхцлийг л бүрдүүлэх зориулалттай юм.

Харин бизнес процессийн дагуу ажлыг хурдан ба чанартай гүйцэтгэж чаддаг ажилтанг сайн ажилтан гэнэ.

Харин бизнес процессийн дайвар зориулалт нь гэвэл

  • Үйл ажиллагааг албажуулж байгууллагыг систем болгох
  • Үйл ажиллагаанд автоматжуулалтыг бий болгох
  • Гүйцэтгэлийг сайжруулах улмаар өрсөлдөх чадварыг өсгөх явдал байдаг.

Бизнесийн процесс нь дараах гурван үүрэгтэй байдаг:

  • Мэдээллийг Нэгтгэх ба уялдан зохицуулах (integration/coordination) – энэ юу гэсэн үг вэ гэвэл бизнес процессийг үйл ажиллагаандаа нэвтрүүлж ажиллахаар процессийн дамжлага болгонд хийгдэж буй ажилбар нь тодорхой болдог тул тэдгээрийг ямар хугацаанд хэр чанартай хийж гүйцэтгэж буйн талаарх мэдээллийг нэгтгэх болоцоотой болдог. Үүний үндсэн дээр нийт үйл ажиллагааг хянах төдийгүй зохицуулах ч боломжтой болно.
  • Хоёрдугаарт байгууллагын суралцах явдлыг бизнес процесс илүүтэй бүрдүүлж өгдөг. Ажилчид тодорхой дарааллын дагуу ажлаа хийх болдог тул суралцахад хялбар болдог байна.
  • Шинэ мэдээлэл, хэв маяг, загварыг бий болгох (reconfiguration/transformation) – шинэ аргачлалуудыг нэвтрүүлэх нэмэртэй; Учир нь ажил хийж буй явцад гарч буй дутагдлуудыг илрүүлэхэд хялбар болгодог байна.

Бизнес процессийг боловсруулж, нэвтрүүлэхэд логик чухал байдаг. Логик гэж яриад байгаа зүйл нь үндсэндээ тухайн ажил, ажилбарыг хийх ухаалаг аргачлал юм. Энэ утгаар бол логик аливаа ажлыг хийж гүйцэтгэх горимыг бий болгодог байна.

“Логик бол асар чухал. Орчин үеийн үйлдвэрлэлийг феодлын хэв маягийн менежментийн дадлаар авч явж болохгүй нь тодорхой. Газар эзэмшигч ба ядуу тариачин хоёрын хоорондох харилцааг санагдуулсан хэв маягийн харилцаатай байж боломгүй байна. Иймээс бид өөрсдийн тогтолцоог капитализмын жамын дагуу ухаалаг логиктой болгож, урьдчилан тааварлаж болохуйц болгох хэрэгтэй юм” гэж Соичиро Хонда анх Америк явж ирсний дараагаар компанийнхаа сонинд ажилчиддаа зориулж бичиж байсан. (@Соичиро Хонда).

Дор харуулсан хоёр процесс нь эхнийх нь хялбарчилсан олон чухал дамжлагуудыг орхигдуулсан бол удаах нь нарийн горимыг тулгуурлан боловсруулсан процесс юм.

Өмнө нь байсан процесс

 

Горим дээр боловсруулсан бизнес процесс

 

Энэ бүгдээс үзэхэд “шинэчлэл өөрчлөлтийг нэвтрүүлье гэвэл хүнийг өөрчлөх гэж бүү хичээ харин оронд нь ажил хийж буй аргачлалыг нь л өөрчил” гэж нэгэн мэргэн хүн хэлсэн байдаг. Энэ нь ортой болох нь дээр харуулсан процессийн жишээнээс харагдаж байгаа байх.

Шинэчлэл өөрчлөлтийг хийхийг зорьж буй менежерүүдийн түгээмэл алдаа бол шинэчлэлийн хөтөлбөр гаргаж ажиллах явдал байдаг. Мэдээж ихэнх тохиолдолд ийм хөтөлбөрүүд үр дүнгээ өгдөггүй. Учир нь ажил хийх горимыг л тууштай өөрчилж чадвал өөрчлөлт ирдэг байна. Иймээс л өөрчлөлтийг амжилттай хийхийн тулд ажил хийж буй аргачлалыг өөрчил гэж хэлсэн байдаг юм.

“Процесст дурлавал үр дүн гарна” (@Eric Thomas)

Эцэст нь хэлэхэд бизнес процессийг үйл ажиллагаандаа нэвтрүүлвэл тодорхой хэмжигдэхүйц Цаг хугацаанд тогтсон Дэс дарааллын дагуу тохирсон үүрэг рольтой Оролцогчдын гүйцэтгэх багц Үйл ажиллагаа нь тодорхой болдог тул хэн яг ямар ажлыг хэрхэн хийж байгааг хянах бололцоотой болдог байна. Иймээс байгууллагын бүтцийг зөв гаргаж бас сайн ажилчдаа ч танидаг болдог байна.