Бүтэц зохион байгуулалт

Ерөнхий танилцуулга
Энэхүү материал нь байгууллагын бүтэц зохион байгуулалтыг боловсруулах
талаар ерөнхий ойлголт өгөх зориулалттай болно.  

Бизнесийн байгууллагуудын урт удаан хугацаанд тогтвортой оршин тогтнож ирсэн шалтгаануудыг авч үзвэл тэдгээрийн бүтэц зохион байгуулалт нь тухайн бизнесийн амжилттай оршин тогноход хамгийн ихээр нөлөөтэй болохыг олон судалгаагаар тогтоосон байдаг (Nohria, et al., July 2003). Иймээс оновчтой бүтэц зохион байгуулалтыг бий болгох нь тухайн байгууллагын цаашид амжилттай оршин тогтнохын угтвар нөхцлүүдийн нэг ч гэж үздэг.

Жижиг байгууллагын хувьд бүтэц зохион байгуулалтын гүйцэтгэлд үзүүлэх нөлөө нь төдийлэн мэдэгдэхүйц бус байдаг. Ялангуяа гэр бүлийн эсвэл ганц хүний эрх мэдлийн бага хөрөнгөөр эргэлдэж буй бизнесийн хувьд бүтэц гээд байх юмгүй байдаг тул тэр нь үйл ажиллагаанд нь хэрхэн нөлөөлж буй нь тэр болгон мэдрэгдэхгүй байх нь ойлгомжтой юм. Ийм гэр бүлийн жижиг аж ахуй нэгжийн хувьд тогтвортой зах зээл дээр оршин тогтнохын хувьд бүтээгдэхүүний чанарыг чухалчилах нь хамгийн зөв гэж үздэг. Тэгээд ч жижиг компаниудын үйл ажиллагааны цар хүрээ нь бага учраас ажилтнууд нь нэг нэгийгээ нөхөн ажиллах дадал түгээмэл байдаг тул зохион байгуулалтанд орж бүтэц байлгах шаардлагагүй юм.

Харин аж ахуйн нэгж томорч ажилчдын тоо 25-30-аас дээш гарах юм бол цаашид амжилттай оршин тогтнохын тулд байгууллагын бүтэц ба холбогдох бизнес процессийг зайлшгүй нэвтрүүлэх шаардлагатай болдог байна. Хөгжлийн энэ шатанд гүйцэтгэлийг заавал хянах шаардлага үүсдэг тул үүрэг хариуцлагыг хуваарилаж, албажуулаагүй цагт уг шаардлагыг биелүүлэх боломжгүй юм.

Тэгээд ч байгууллага хэмжээний хувьд томорч, үйл ажиллагааны цар хүрээ нь тэлэхээр оновчтой бүтцийг бий болгох шаардлага аяндаа мэдрэгдэж эхэлдэг. Учир нь байгууллага томрох хэрээр гүйцэтгэж буй ажил үүргийн цар хүрээ нь огцом нэмэгдэж, үүний үр дүнд нэг талаас олон чиглэлийн мэргэжлийн ажил үүргийг хийж гүйцэтгэх шаардлага урган гардаг бол нөгөө талаас ажилтанууд нь өөрийн ажилдаа мэргэших шаардлага үүснэ. Иймээс гүйцэтгэх шаардлагатай ажил үүргийн чиглэлээр байгууллагын бүтцийг зохион байгуулах шаардлагатай болж ирнэ. Харин гүйцэтгэх шаардлагатай ажил үүргийг функц гэж нэрлэдэг. Иймээс олон үүрэгт ажлыг гүйцэтгэхэд чиглэгдсэн хэлтэс нэгжид хуваагдсан бүтцийг (multifunctional/multidivisional structure) бий болгохыг шаардана. Функц нь тухайн байгууллагын дэвшүүлсэн бизнесийн зорилт, түүнээс улбаалан үүсч буй эрэлт хэрэгцээнд тулгуурласан байна.

Бүтцийн жишээ: (1) ажил үүргийн дагуу бий болгосон бүтэц; (2) Бүтээгдэхүүнд тулгуурлан бий болгосон бүтэц; (3) Байршлын дагуу бий болгосон бүтэц; (4) Үйлчлүүлэгчидэд тулгуурлан бий болгосон бүтэц;

Кэйс №1: Байгууллагын үндсэн функц (Жишээ) 

Дээрх жишээн дээр харуулсан компанийн охин компаниудын үйл ажиллагаа нь тогтвортой болж чадаагүй, мөн өнгөрсөн хугацаанд их хэмжээний алдагдалтай ажиллаж ирсэн тул цаашид охин компаниудын үйл ажиллагааг сайжруулж, ашигтай болгох эрэлт хэрэгцээ байсан.  Иймээс дараагийн санхүүгийн жилд тус компанийн үйл ажиллагааны үндсэн чиглэл ба холбогдох ажил үүрэг нь дээрхи бүдүүвчид харуулсан зорилгуудыг биелүүлэхэд чиглэгдсэн байх нь зүй ёсны асуудал юм. Охин компаниудын хамгийн том дутагдал нь бизнесийн үйл ажиллагааны дадлууд нь шаардлагад нийцэхгүй байгаа явдал. Ашигтай ажиллах дадал дутагдаж байсан улмаас их хэмжээний алдагдалтай ажиллаж ирсэн. Иймээс толгой компанийн зүгээс тогтмол гүйцэтгэх шаардлагатай ажил үүргийг тодорхойлвол дараахаар байж болохоор байсан.

  • Охин компаниудын үйл ажиллагааны гүйцэтгэлийг тогтмол хэмжиж байх шаардлгатай юм
  • Энэ зорилгоор KPI үзүүлэлтүүдийг тодорхойлон тогтоож үйл ажиллагааны гүйцэтгэлийг хэмжих
  • Гүйцэтгэл дээр тулгуурласан төлөвлөлтийг хийх
  • Санхүүгийн болон бусад холбогдох дүн шинжилгээг хийх.

Тус компанийн хувьд бас нэг чухал шаардлага юу вэ гэвэл мэдээллийг баталгаажуулах явдал. Бодит бус мэдээлэл өгөх явдал мэр сэр ажиглагддаг тул эдгээрийг нягтлах шаардлага бас бий.

Бүтцийг бий болгож буй байдлыг Монголын компаниудын туршлагаас үзэхэд ихэвчлэн хуучин төлөвлөгөөт эдийн засгийн үед ашиглаж байсан аргачлалын дагуу бүтцээ хийж байх нь цөөнгүй тохиолддог бөгөөд үүний үр дүнд ихэвчлэн босоо шатлал бүхий бүтцийг бий болгож эрх үүргийг хуваарилсан байх нь ихээр ажиглагддаг.

Ялангуяа дунд ба дундаас дээш хэмжээний хувийн хэвшлийн байгууллагууд өөрсдийн бүтэц зохион байгуулалтыг бий болгохдоо яам тамгын газрын бүтэцтэй төстэй, хуучин төлөвлөгөөт эдийн засгийн аргачлалын дагуу бий болгох нь ихээр ажиглагддаг. Ийм аргаар бий болгосон бүтэц нь хувийн хэвшлийн байгууллагын хувьд түүний эрхэм зорилго, үйл ажиллагаа, эрэлт хэрэгцээний шаардлагад нийцэхгүй байх нь их. Төлөвлөгөөт эдийн засгийн гэх энэ хуучин аргачлалын дагуу бий болсон бүтэц нь олон хэлтэс нэгжтэй (1) дээрээс нь тэдгээрийн хоорондох уялдаа холбоо нь тааруу (2) үүний улмаас нэгж хэлтэс хоорондын хамтын ажиллагаа муу (3). Иймээс ихэвчлэн нүсэр, зардал ихтэй (4), хувь хүмүүсийн эрх мэдэл, хувийн ашиг сонирхол ихээр орсон байдаг тул өдөр тутмын үйл ажиллагааг авч явахад шаардагдах оновчтой шийдвэр гаргахад ач тус муутай (5), ажил үүрэг орхигдох магадлал ихтэй (6) байдгаас хөдөлмөрийн бүтээмж дорой (7) гээд дурдаад байвал дутагдалын тоо нь барагдахааргүй их.

Үүнээс гадна ийм бүтэц нь олон нэгж хэлтэстэй болж хувирдаг тул зарим нэг чухал үүрэг хариуцлагын давхардал эсвэл орхигдолтой (8), илүүдэл орон тоо ихтэй (9), үйл ажиллагааны талаар бодит мэдээлэл олж авах боломж хомс (10) гэх мэтийн сөрөг талуудтай байхын зэрэгцээ тухайн байгууллагын өөрийн бизнесийн зорилго, зорилтуудад хүрэхэд саад болж (11) эхэлдэг байна.

Бүтцийн зорилго болон оновчтой бүтцийн шалгуур үзүүлэлтүүд

Байгууллагын бүтэц зохион байгуулалт нь ямар байх нь хэд хэдэн хүчин зүйлсээс шалтгаална. Тэдгээрийн дундаас тухайн байгууллагын

  • Бизнесийн эрэлт хэрэгцээ,
  • Эрхэм зорилго,
  • Байгууллагын ажилтнуудын хувийн ашиг сонирхол,
  • Эрхэлж буй бизнесийн болон салбарын онцлог

гэх зэрэг нь бүтэц ямар байхад илүү нөлөөтэй болох нь тогтоогдсон байдаг.

Оновчтой бүтцийн шалгуурууд

Нөгөөтэйгүүр бүтэц зохион байгуулалтанд орж ажиллана гэдэг нь байгууллагад ажиллаж байгаа бүх ажилтан, албан тушаалтануудын хийж гүйцэтгэж буй ажил, ажилбар, тэдгээрийн гүйцэтгэлийг хяналтанд (1) байлгана гэсэн зорилготой байдаг. Өөрөөр хэлвэл байгууллагын бүтцийг бий болгохын хамгийн гол зорилго нь компанийн аливаа үйл ажиллагааны талаарх хяналтыг бий болгоход оршино. Хэрэв ажилтануудын хийж гүйцэтгэж буй ажил үүргийг хянаж чадахгүй байгаа бол бүтэц үндсэн шалгуурыг хангахгүй байгаагийн шинж.

Хоёрдугаарт, амжилтанд хүрсэн байгууллагуудын туршлагаас харахад тэдгээр байгууллагууд бүтэц зохион байгуулалтын хувьд аль болох энгийн ба хялбар (2) байж ирсэн нь тогтоогдсон байдаг (Nohria, et al., July 2003). Бүтэц зохион байгуулалтыг энгийн байлгах гол үндэслэл нь дунд шатны удирдах албан тушаалтнуудын нягт болон идэвхитэй хамтын ажиллагааг хангах, улмаар түргэн шуурхай шийдвэр гаргах бололцоо бүхий тогтолцоог бүрдүүлэхтэй холбоотой юм.

Гуравдугаарт, байгууллагын бүтэц нь түүний ойрын болон дунд шатны бизнесийн зорилтуудаас бас шалтгаална. Нэг үгээр бол байгууллагын бүтэц нь дэвшүүлсэн зорилтуудыг хэрэгжүүлэхэд чиглэгдсэн байх (3) шаардлагатай. Харин эдгээр зорилтууд нь компанийн хувь эзэмшигчдийн эрэлт хэрэгцээн дээр тулгуурласан байхаас гадна бодит гүйцэтгэл дээр үндэслэн дэвшүүлсэн байх шаардлагатай. Харин бодит гүйцэтгэл дээр тулгуурласан байна гэдэг нь гүйцэтгэлийн үнэлгээг тогтмол хийхийг шаардах юм. Харамсалтай нь, гүйцэтгэлийн үнэлгээ зохих ёсны дагуу хийх дадал монголын компаниудын хувьд хараахан тогтоогүй байгаа.

Монголдоо том гэгдэж буй хэд хэдэн компаниудын бүтцийг үзэхэд гүйцэтгэлийн үнэлгээ хийх дадал огт нэвтрээгүй байдаг. Гүйцэтгэлийн үнэлгээг тогтмол хийх нь компанийн гүйцэтгэлийг сайжруулах төдийгүй оновчтой бүтцийг бий болгоход чухал нөлөөтэй. Энгийн ухаанаар бол ямар ч хүн ажил хийж дуусгачихаад эргээд хийсэн ажлаа ямар болж вэ гэдгийг үздэг, түүнтэй адил бизнес хийж байгаа хэн ч гэсэн тодорхой хугацааны дараа гүйцэтгэл нь ямар байна гэдгийг үзэхгүй бол компанийн үйл ажиллагаа тэр дундаа бүтэц зохион байгуулалт гүйцэтгэлд нөлөөлж буй эсэхийг хэрхэн олж тогтоох билээдээ?

Бүтцийг боловсруулах

Энэ байдлаас үзэхэд байгуулллагын бүтцийн загварыг гаргахдаа эхний ээлжинд ямар бизнесийн зорилтуудыг хэрэгжүүлэхээр (1), ямар ажил үүргийг хэрхэн хийгдэхийг (2) тодорхойлох хэрэгтэй болох нь харагдаж байгаа байх. Үүний дараа ажил үүргийг хэрхэн гүйцэтгэж буй хэв маягтай (3) болон үйл ажиллагааг хэрхэн зохион байгуулж буй явц (process) болон хэн ямар ажлыг хариуцаж буйг (4) нягтлан үзэх шаардлагатай. Зөвхөн ингэсэн цагт байгууллагын бүтцийг гүйцэтгэж буй ажил үүргийн дагуу чиглэл чиглэлийн хэлтэс нэгжээр нь ангилж бий болгох нь түүнийг илүү оновчтой болгоход хүргэнэ. Бүтцийг загварчлах ажил үүгээр дуусахгүй юм. Цаг хугацаа өнгөрөх хэрээр байгууллагын бүтэц анхны загвараа алдаж, ажилчдын ажил үүргийн зааг аажмаар баллагдах аль эсвэл ажил үүрэг хуваагдаж, бүтэц аажмаар томрох зэрэг хандлагууд газар авах нь цөөнгүй байдаг. Иймэрхүү үйл явц нь төрийн байгууллагуудын хувьд илүү хүчтэй ба хурдацтай явагддаг. Учир нь бүтцийг бага байлгаж, зардлыг буруулах сэдэл төрийн байгууллагад огт байдаггүйтэй холбоотой.

Монголын байгууллагуудын хувьд дээрх шалгуурууд болон аргачлалын дагуу бүтэц зохион байгуулалтаа хийсэн байх нь туйлын ховор. Үүний гол үр дагавар нь эрх үүргийн хуваарилалт тодорхойгүй ба ажил үүргийг гүйцэтгэж буй хэв маяг буюу үйл ажиллагааг зохион байгуулж буй хэв маяг (process) төлөвшөөгүй байх зэрэг явдал юм. Иймээс ажил үүргийн хуваарилалт, үйл ажиллагаа болон гүйцэтгэлийн хэв маягийг илүү боловсронгуй түвшинд гаргаж ирээгүй цагт оновчтой бүтцийг бий болгох магадлал туйлын бага юм.

Энэ бүгдээс үзэхэд товчхондоо бол бүтэц зохион байгуулалт нь хяналтыг бий болгохоос гадна хэн, ямар үүрэгтэйгээр байгууллагын үйл ажиллагаанд хэрхэн оролцох асуудлыг шийдвэрлэхэд чиглэгдсэн байх учиртай. Иймээс бүтцийг оновчтой байдлаар бий болгохын тулд ажлын байрны дүн шинжилгээг тогтмол хийх шаардлага гардаг.

Ажлын байрны дүн шинжилгээ

Байгууллагын үйл ажиллагаа нэмэгдэхийн хэрээр бүтэц зохион байгуулалт нь өөрийн зөнгөөр аажмаар томрох хандлагатай байдаг талаар дээр дурьдсан. Харин бүтэц зохион байгуулалт томроно гэдэг нь тэр болгон оновчтой бүтцийг дагуулдаггүй. Бүтэц зохион байгуулалтыг оновчтой болгох менежментийн практикт тогтсон үндсэн аргачлал нь ажлын байрны дүн шинжилгээ юм.

Бүтэц зохион байгуулалтыг оновчтой болгох нь албан тушаалын ажил үүргийн давхцал (1), эсвэл орхигдолыг (2) арилгах, үйл ажиллагааны өндөр зардлыг бууруулах (3), ажилчдын бүтээмжийг сайжруулах (4), хэлтэс нэгжүүдийн хоорондох мэдээлэл солилцоог сайжруулах (5), ажилчдыг хурдан сургах нөхцөл бүрдэх (6), олон цаг үргэлжилсэн хурал хийх шаардлагагүй болох (7) гээд олон давуу талыг бүрдүүлдэгээрээ өндөр ач холбогдолтой.

Ажлын байрны дүн шинжилгээ хийх явцын ерөнхий бүдүүвч

Ажлын байрны дүн шинжилгээ (Job Analysis) хийнэ гэдэг нь тухайн ажлын байранд тавигдах шаардлагууд, үүрэг хариуцлагууд, тэдгээрийн хүрээ заагийг тогтоох, ажлын байрны тодорхойлолтыг боловсруулан гаргах, тус албан тушаалд ажиллаж буй этгээдийн ур чадварын үнэлгээ хийх, тэдгээрийн үндсэн дээр компанийн бүтэц, зохион байгуулалтын оновчтой хувилбарыг боловсруулахад ашигладаг гол аргачлалын нэг. Энэхүү дүн шинжилгээг хүний нөөцийн зохистой, системчлэгдсэн бодлого боловсруулах, бүтэц зохион байгуулалтыг оновчтой болгох, ажилтнуудын гүйцэтгэлийн үнэлгээ хийх зорилгоор зах зээл хөгжсөн газар бизнесийн төдийгүй төрийн байгууллагуудын дунд өргөнөөр ашигладаг.

Харамсалтай нь ажлын байрны дүн шижилгээ хийх дадал монголын компаниудын дунд төдийлэн тогтоогүй байгаа. Гэтэл орон тоон нь 25-30 ажилчидтай болсон байгууллага бүрт ажлын байрны дүн шинжилгээ хийж байх шаардлагатай гэж үздэг.

Ажлын байрны дүн шинжилгээг түгээмлээр ашиглахгүй  байх нь хэд хэдэн шалтгаантай. Нэгдүгээрт, Монголчууд энэ дүн шинжилгээ болон түүний ач холбогдолын талаар тэр болгон ойлголт аваагүй байдаг. Хоёрдугаарт, мэдсэн ч түүнийг огт дэмждэггүй бараг эсэргүүцэх нь их байдагтай холбоотой. Эсэргүйцэхийн нэг шалтгаан нь ажлаа бусдаар үнэлүүлэхгүй гэсэн баримтлал нилээд дэлгэрсэн байдаг бол нөгөө талаас ажлын байрны дүн шинжилгээ хийхэд ажлын ачаалал илэрхий болдог тул ажилчид нэмж ажлын ачаалал авах сонирхолгүй байдагтай холбоотой байдаг бололтой.

Хэн ч ажлаа хэрхэн хийж гүйцэтгэж буйг бусдаар үнэлүүлэх сонирхолгүй байдаг бололтой. Тухайлбал Монголын төрийн байгуулагуудад танил талаар ажилд орох явдал түгээмэл байдаг тул албан тушаалын томилгоо тэр болгон мэдлэг, ур чадвар болон туршлага гэх зэрэг хувь хүний “чадамжаар” (merit) нь эрэмбэлж томилдоггүй болохоор ажлын байрны дүн шинжилгээ энэ эрэмбэлэлийн алдааг илрүүлдэг байна. Гэтэл энэ байдал нь тэр болгон хүмүүст таалагдахгүй байх нь ойлгомжтой. Дээрээс нь ажлаа муу хийж байна гэж үнэлүүлэх сонирхол мэдээж хэнд ч байдаггүй.

Өрсөлдөх чадвар сайтай, эрүүл байгууллагын хувьд ажлын байрны шинжилгээнд хамрагдах нь нэг талаас өөрсдийн ажил хөдөлмөрөө үнэлүүлж “чадамж”-ны эрэмбэлэлийг ахиулдаг дадал хэвшсэн байдаг. Иймээс ажлын байрны дүн шинжилгээнд идэвхтэй оролцох нь түгээмэл байдаг бололтой. Үүнийг манайд ажиллаж буй ганц нэг гадны байгууллагын жишээнээс харж болох байх.

Гадны туршлагаас үзэхэд ажлын байрны дүн шинжилгээ хийх гэх зэрэг үйл ажиллагааны шинэчлэлийг шаардсан өөрчлөлтүүдийг амжилттай нэвтрүүлэхэд мэдээллийн технологи (IT) асар ач тустай болохыг олж тогтоосон байдаг. Тухайлбал, ERP[1] нэвтрүүлэх нь шинэ дадал нэвтрүүлэхэд бодитой түлхэц болдогийг олж тогтоосон байна (Taylor, 1997). Үйл ажиллагаандаа IT ашиглах нь илүү их мэдээллийг боловсруулах, механик ажил багасгах гээд олон давуу талыг бүрдүүлдэг тул илүү түргэн хариу арга хэмжээ авах, цаг тухайд нь шийдвэр гаргах зэрэг бололцоотой болж ирдэг. Магадгүй Монголын нөхцөлд ч гэсэн хийж буй ажлаа компьютерт оруулдаг дадалтай болох юм бол ажлын байрны дүн шинжилгээ хийхэд хамаагүй амар болох магадлалтай.

 


[1] ERP (economic resource planning) – компанийн үйл ажиллагаанд ашигладаг программ хангамж